Paroles de kéoliens

Comment s’organiser pour un télétravail efficace ?

Une grande partie des salariés français est confinée chez elle, on ne vous cache rien. Certains d’entre eux ont la chance de pouvoir « télétravailler« . Seulement le télétravail n’est pas une organisation à laquelle nous sommes habitués. 27% des français ont déjà testé le télétravail en 2019*  et c’est peu comparé à d’autres pays occidentaux. Nos maisons sont rarement adaptées au travail. Justement, la plupart des français préfèrent ne pas mélanger leur vie professionnelle avec leur vie personnelle. Oui mais voilà, cette fois-ci, on n’a pas le choix. Autant bien le vivre grâce à ces quelques conseils pour un télétravail efficace.

les kéolien.ne.s et le télétravail

Un environnement de travail calme et confortable

C’est bien connu, « pour vivre heureux, vivons confort ». Non ? Ce n’est pas ça ? Bref, ça parait évident et pourtant combien d’entre nous avons commencé la semaine de travail les fesses calées dans le fauteuil ou le canapé avec notre ordinateur sur les genoux ? En effet ça sent la liberté, le travail à la cool, mais en vrai ça sent surtout le lumbago !

Notre Traffic Manager, Julien, au premier jour du confinement.

Notre Traffic Manager, Julien, au premier jour du confinement.

Alors voilà, relevez vos manches et faites de la place pour votre coin bureau. Un environnement confortable est indispensable pour être efficace dans son travail.

  • On choisit une table avec un minimum de place, une chaise où on est bien et idéalement on se met proche d’une fenêtre pour la lumière du jour, voire le soleil si on est chanceux.
  • Dans un monde parfait, il vous faudrait une pièce dédiée à votre bureau, pour pouvoir vous isoler de tout bruit et dérangement.
  • Une plante ou des fleurs à proximité pour le moral et reposer les yeux de l’écran quelques minutes (toutes les 20 min) serait le top du top.
  • Et enfin un peu de musique pour ceux qui ne supportent pas le silence (si vous n’avez pas d’enfants, d’animaux ou de conjoint confinés avec vous). LinkedIn a justement sorti récemment des playlists « spécial activité professionnelle », plutôt sympathiques. Je vous conseille celle qui s’appelle « Refine & focus », parfaite pour la concentration.

C’est bon ?  Vous êtes confortablement installé ? Parlons des aspects techniques pour un télétravail efficace.

Le chat de notre Lead Développeur, Maxime, en pleine prise de note.

Les outils de partage à distance

Pour ne pas perdre le lien avec vos collègues et managers, il va vous falloir des outils performants et si possible faciles d’utilisation. Il est important de se parler mais aussi de se voir, afin de recréer du lien social malgré la distance.
Ainsi les outils d’appel vidéo tels Hangout ou Zoom seront parfaits pour vos confcall du matin… ou du soir, mais franchement on vous conseille plutôt le matin quand vous êtes encore frais.

Si vous êtes seul chez vous et que vous avez besoin d’un peu plus qu’un « call » le matin, vous pouvez aussi utiliser Discord. Vous vous connectez à la plateforme et pouvez entendre vos collègues travailler chez eux. Une petite blague entre deux bruits de clavier et une gorgée de café et tout le monde retrouve le sourire. En plus, on peut créer des groupes de discussion aux noms rigolos. Chez KEOLIO on a créé (ok, j’ai créé) le groupe « Plage » pour pouvoir dire « RDV à la plage dans 5 min pour une pause café ». Et ça, ça n’a pas de prix quand on est confiné ^^.

Il est souvent bien pratique de pouvoir échanger par écrit quelques infos sans pour autant déranger son interlocuteur. Pour ça il y a Slack, la messagerie professionnelle instantanée qui vous permet de discuter par écrit et de partager des documents, des images, des vidéos, des liens internet, des gif… bref on peut tout faire sur Slack. C’est notre outil du quotidien préféré, bien avant le confinement.

Enfin, pour suivre l’avancement des projets et qui doit faire quoi, vous avez Asana qui vous permet de noter toutes vos tâches à réaliser. Vous pouvez aussi les trier par priorité et par thématique. Là encore les possibilités sont nombreuses. Un must pour un télétravail efficace !

logo outils à partager

Vous verrez que vous y prendrez goût à ces nouveaux outils et à cette organisation digitale.

Une préparation des réunions en visioconférence

Rien de pire qu’une visioconférence où on attend Albert qui ne sait plus où faut cliquer pour se connecter et où le son grésille à moitié parce que Jasmine n’a pas de micro digne de ce nom. Suivez donc ces quelques conseils à réaliser avant une confcall :

  • Fixer une heure de début de réunion 10 minutes plus tôt pour être sûrs de commencer à l’heure avec tout le monde. Pour vraiment marquer les esprits (ou faire sourire) vous pouvez aussi donner une heure de rendez-vous atypique comme par exemple 10h17.
  • Prévoir un casque ou des écouteurs avec micro intégré pour éviter les problèmes d’échos ou de grésillement. [Règle de base, quand on ne parle pas, on coupe son micro pour éviter les interférences et le brouhaha ambiant.]
  • Préparer à l’avance qui va parler et dans quel ordre, ainsi que le fil rouge de la réunion.
  • Prévoir un document à présenter pour éviter que les esprits partent vagabonder sur twitter, facebook ou les dernières photos au Pérou de tata Micheline.

Une cohésion de groupe malgré la distance

Souvent, partager notre quotidien est ce qui nous permet d’avoir une bonne cohésion entre collègues. Les petites blagues en début de réunion, à la machine à café, le dernier mème créé à partir d’une photo du collègue du marketing au dernier apéro. Toutes ces petites actions de socialisation sont beaucoup moins faciles à reproduire à distance. Il ne faut pourtant pas se décourager. Grâce aux outils de partage, très nombreux de nos jours, vous pourrez continuer à raconter vos blagues les plus drôles (ou pas) à vos chers camarades de travail.

gif obama that was a joke

On vous a donné quelques indices juste avant mais on a oublié de vous parler des meilleurs outils de cohésion de groupe : Paint ou Photoshop qui sont de loin les meilleurs outils pour créer des mèmes en quelques minutes.
Plus sérieusement, vous retrouver en visioconférence autour d’un verre en fin de journée est aussi un bon moyen de ne pas couper le lien social qui vous unis. La version petit dej’ ou goûter fonctionne aussi. Et si vous n’avez pas d’enfant vous pouvez même faire les 3.

N’oubliez pas de prendre des nouvelles de chacun et d’écouter vraiment la réponse. Souriez pour éviter que la morosité ne s’installe. Vous avez le droit de râler un peu pour vous défouler mais une fois que c’est fait, essayer de positiver et d’être ouvert à cette nouvelle organisation qui vous ouvrira peut-être les yeux sur une habitude à garder à votre retour au bureau (si jamais on y retourne… Naaaan, je plaisante. Pardon).

Pour résumer, il est important que vous soyez aussi à l’aise chez vous qu’au bureau pour travailler. Un télétravail efficace n’est pas compliqué, c’est juste une organisation différente, qu’il faut prendre le temps d’assimiler. Et comme toute organisation, elle a ses avantages et ses inconvénients.

Bon télétravail à tous et si jamais vous vous ennuyez, on a écrit plein de super articles sur notre tout nouveau blog. N’hésitez pas à les lire.

*Source : selon une étude réalisée par l’IFOP pour Malakoff Humanis.

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Samantha Bourgis est Office Manager chez KEOLIO.

Elle est en charge du bonheur des Kéoliens et délivre avec plaisir ses conseils pleins de bon sens pour une vie sereine au bureau et une bonne cohésion entre collègues.

Ses domaines d’expertises : la communication, l’administratif et le bonheur des kéoliens.
Elle aime : la SF, les jeux vidéos et sa famille (pas forcément dans cet ordre là).